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ERP時代會計信息化工作的探討

發布時間:2015-06-26 16:25

  摘 要:會計信息化是會計與信息技術的結合,是信息社會對企業財務信息管理提出的一個新要求,是企業會計順應信息化浪潮所做出的必要舉措。近三十年來,從最初的會計電算化到近些年的ERP,會計信息化的目標經歷兩個階段,第一個階段是從最初以簡單模擬手工帳為目標的會計電算化階段,第二階段是以實施ERP,對企業業務全過程監控為目標的ERP階段。ERP的實施固然能夠為會計工作帶來許多好處,但它也同時給會計人員的工作方式、工作習慣帶來了很大的改變,這種改變對財務數據的準確性、及時性提出了新的挑戰。本文就當前在ERP系統下會計所遇到的一些新問題做出一些探討。

  關鍵詞:會計信息化、ERP、業務流程、BI

  從上世紀90年代開始,為了提高會計數據處理的時效性和準確性,提高會計核算的水平和質量,減輕會計人員的勞動強度,許多企業都開始了會計電算化,也就是采用電子計算機替代手工記帳、算帳、報賬及對會計資料進行電子化分析和綜合利用。進入本世紀后,隨著企業競爭的日益加劇,企業為了能更好地對企業所擁有的人、財、物、信息、時間、空間等資源進行綜合平衡和優化管理,并開始實施ERP,于是會計電算化系統成為了ERP系統下的一個子系統。

  在ERP系統中,由于企業的財務部門處于業務的終點,所以一切業務上的問題最終都會反映到財務上,如何保證進入到財務的數據是正確的成為了財務工作的一個難點,另一方面,由于財務匯集了企業大多數的管理數據,所以各種各樣的分析報表也應運而生,這些報表如何出具,如何上報也成為了當前會計信息化的一個難點。

  首先大家知道ERP系統下,許多數據的源頭是從業務層開始的,因此財務數據的及時性、準確性、可靠性已經不是單靠財務一個部門就可以掌控的,許多時候,財務上的錯誤根源不在財務,但在審計時財務無疑是要承擔主要責任的,這就是ERP為會計工作帶來的第一個矛盾。

  對于這個矛盾,如果細究,會發現業務部門在許多時候是不知情的,比如庫房發出了一瓶酒,如果用于生產和用于招待客戶對財務來說是不一樣的,招待職工和招待離退休人員對于財務來說也是不一樣的。原因就在于他們不懂財務,不能判斷出業務的差異點,而在業務發生時,總不能每一張單子都問一下財務。對于財務人員來說,月底時當幾千張出庫單同時要進行期末處理,生成憑證,這時想在短短的1-2個小時就看出哪些單據有問題,談何容易。這種可能的差錯對于會計人員無疑是一項風險。

  其次,由于ERP是面向業務層面的,其在運行過程中雖能產生海量的業務數據,提供了許多報表,但其中真正能夠用于滿足管理需求的報表卻不多,企業管理層想直接從這些數據中獲得對管理決策、績效管理有用、及時的信息是有很大難度的。這樣就產生了海量數據和管理層信息“孤島”的矛盾現象,管理層決策還要大量依靠主觀的經驗判斷。之所以這樣,原因大體有以下幾點:

  1. ERP系統中的報表不能提供跨年對比,只能提供當年的數據分析,而分析報表則大多都需要進行年度對比分析;

ERP時代會計信息化工作的探討

  2. ERP中缺少一些數據,如預算數據、計劃數據,而分析考核報表則往往需要和預算、計劃對比;

  3. ERP系統中的一些報表的設置太復雜,分類也不符合管理習慣,非專業人士操作有難度;

  上面所說的兩個矛盾問題在實施ERP時往往會淡化處理,因為那時會計信息化的關注點不在這里,而在以后的實踐中往往是由財務部人員給業務部發個通知或者開個會告訴他們該如何填寫單據,而對于報表問題一般采用一定量的數據庫編程或手工處理,至于領導最終還是看打印出來的報表。這樣看似問題得到了解決,但卻有三點不足:

  1. 業務部門對于已經發生過的業務知道該如何填寫單據,但對于未知的業務呢,并且業務部門的人員變更都會造成單據填寫的錯誤,只是沒人知道這個錯誤何時出現;

  2. 數據庫編程可以解決許多報表問題,但管理用的報表往往會受環境的變化而經常調整,這樣會使報表的開發和維護成本增大,且編程需要較強的計算機知識,普通會計人員是難以達到的;

  3. 領導看打印出來的報表,其及時性首先難以滿足,其次實施ERP的一項意義就在于及時準確反映業務,這樣顯示也違背了實施ERP的本意了。

  因為存在這些問題,當企業ERP實施幾年后,我公司管理層由最初的非常想從ERP中直接獲取數據,過渡到了現在大多數人員一般不直接使用ERP來獲取數據,仍然依靠會計所上報的數據來進行決策。另一方面在經歷了業務人員和會計人員的變更后,材料會計利用業務單據生憑證也是經常出錯,有時真是有點防不勝防。這些問題如何從根本上處理,我有以下幾點想法,供參考:

  1. 解放觀念,不應再繼續認為會計工作只是財務部一家的事,而應在業務部門普及會計的一些基本原理,有條件的可以在業務部門設立財務主管或ERP部門管理員,協助財務部門對業務的處理進行把控,同時財務部門應加強業務系統的錄入人員的會計培訓,通過培訓學習使業務人員了解了會計的一些基本原理,有了知識,他們就有可能準確地判斷出哪些業務屬于新業務,哪些業務可能會影響到會計的帳務處理,最終及時通知財務人員使問題在業務發生的最初就得到解決;

  2. 會計人員一方面需要加強自己的計算機知識,注重計算機操作技巧,掌握如何在短時間內找出那些異常的單據;另一方面應多了解自己使用的ERP系統,特別是ERP系統中各種單據的關系,生成順序,并注意到這些與會計原理上的差異點。只有能夠快速定位到異常單據,并清楚系統中各種單據的關系及控制點,才能減少在業務單據生成財務憑證時出現的錯誤;

  3. 適時實施BI(商業智能)系統。按照Dan Pratte說法,BI本質上是關于把組織的業務數據轉化成容易理解、價值較高的信息,并將正確的信息在正確的時間以正確的方式分配給正確的人。從技術層面上講,BI不是什么新技術,它只是數據倉庫、OLAP和數據挖掘等技術的綜合運用。BI的強大之處在于將各類源數據如數據庫、文本文件、電子表格、網頁文件、郵件等數據經過加工存儲,存儲在數據倉庫中,然后以便于使用者理解的形式展現給決策者。借助BI系統對數據進行整合,完成財務預算、財務分析,為企業管理層提供高質量數據和簡單查看方法。可以說以ERP作根基,以BI為翅膀的管理會計會給企業未來的發展提供更多有用的數據。

  結束語:

  隨著全球一體化和信息化的不斷推進,企業競爭也由最初的產品比拼演化為現在以技術、產品、服務、人員綜合能力的企業商業智能的競爭,信息管理已從一種支持功能發展成為戰略性企業管理的一個重要合作伙伴,了解供應商、客戶、競爭對手和全球市場相關信息的獲取、驗證、存儲、訪問和分配方式,已經成為了企業生存并獲取利潤的關鍵問題。會計部門作為企業當中最重要的信息提供部門不可避免地會受到影響。為企業管理者、投資者快速、準確提供數據是我們會計部門的一項使命,這需要我們改變傳統會計工作的一些思路、方法,及時適應企業信息一體化這一歷史潮流。

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  1 作者簡介:劉為(1973- ) 男 廣東省興寧縣 現職稱:會計師 研究方向:會計信息化。

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